CHARGE-E D’ACCUEIL & ASSISTANT-E DE GESTION

CDI : à partir du 10 juin 2024. Marseille. Candidature avant le 26 mai 2024. 


Créée en 2001, l’association Inter-Made a pour objet de « provoquer des mutations sociales et environnementales responsables dans les écosystèmes territoriaux par la co-construction de dynamiques entrepreneuriales innovantes ». Les actions conduites ont pour objectif de permettre l'émergence, la modélisation, le test, le développement et le renforcement d'initiatives relevant de l'économie sociale et solidaire et ce, en lien avec les besoins sociétaux de la Région PACA.

Depuis 2021, Inter-Made et la Ruche Marseille constituent un groupement qui partage une vision (Concrétisons l’utopie) et une organisation commune (par pôle d’activités et avec des fonctions partagées). A l’échelle du groupement, on trouve 3 structures juridiques, 20 salarié.e.s intervenant sur 4 territoires (Marseille et ses alentours, Pays d’Arles, Pays d’Aix, Alpes-Maritimes), et ce, pour un budget annuel global d’un peu plus d’un million d’euros

Finalité

Le/la chargé-e d’accueil et assistant-e de gestion a pour finalité de rendre facile et agréable la prise de contact avec le groupement et d'appuyer les postes supports (RAF & Direction) ainsi que les responsables de dispositifs et de territoires dans leur fonction. Au centre de l'organisation, il/elle participe activement à la vie d'équipe en facilitant la circulation d'information.

Positionnement

  • Sous la responsabilité hiérarchique de la codirection, et en particulier de la Directrice Administrative et Financière.
  • En lien étroit avec 2 à 3 salariées du pôle administratif et financier.
  • En relation régulière avec les responsables de dispositifs et de territoires, et l’équipe salariée plus globalement.

MISSIONS DU POSTE

1. Accueil et communication interne (environ 0,2 ETP)

- Gestion de la boite mail « Contact » et du standard téléphonique, réception / envoi du courrier (centralisé par la Friche)
- Orientation des visiteurs et des bénéficiaires
- Soutien logistique (réservation salles, etc.)
- Vigilance et coordination de l’intendance (gestion du lieu, propreté des espaces)
- Collecte et redistribution d’informations transversales / d’équipe (absences, occupation des locaux, etc.)
- Appui de la direction dans l'organisation logistique et administrative des temps collectifs : réunions internes, séminaires, etc. (réservation, commande repas, comptes-rendus, etc.)

2. Assistanat de gestion (environ 0,8 ETP)

- Gestion administrative Bénéficiaires : constitution et suivi des dossiers, suivi et encaissement des adhésions et autres frais (PAF, etc.)
- Gestion administrative Clients : soutien au montage et suivi de demandes de financements de formations, émission et envoi de factures, suivi des paiements et relances clients, suivi logistique et administratif des mises à disposition d’espaces.
- Gestion administrative Fournisseurs : gestion et suivi des achats et du matériel, réception et classement de devis et factures, mise à jour des contrats, recherche d’optimisation des dépenses (informatique et téléphonie, consommables, assurance, intendance, fournitures, mutuelle, etc.), suivi du journal de caisse
- Gestion administrative Ressources Humaines (lien équipe et cabinet comptable) : suivi des démarches administratives liées à l’arrivée et au départ de salarié/es/volontaires/stagiaires, montage et suivi des dossiers de financement de formations, vérification des notes de frais, suivi administratif des absences, suivi du planning salariés, vérification des bulletins de salaire.
- Gestion administrative Vie associative : soutien logistique et administratif à l’organisation des AG, des réunions de CA, suivi des démarches administratives liées à la vie associative (déclarations en Préfecture, etc.).

PROFIL

Convaincu/e par les valeurs de l’ESS, le/a chargé/e d’accueil et assistant/e de gestion maitrise la gestion administrative de structures évolutives. Coopératif.ve, il/elle réalise ses missions en tenant compte de la vision et de la stratégie du groupement. Doté/e d’un bon relationnel et attentif.ve aux besoins de ses collègues, il/elle participe au pôle administratif et financier.

COMPÉTENCES

- Gestion administrative (et financière) :
o Clients / Fournisseurs
o Gestion sociale
- Sens du contact et du relationnel (bénéficiaires entrepreneur/es, clients, fournisseurs, équipe, membres du Conseil d’Administration)

- Capacité d’écoute, patience et pédagogie
- Maitrise des outils de bureautique (suite Microsoft Office), notamment Excel
- Sens de l’organisation, rigueur et polyvalence

- Les plus :
o automatisation et digitalisation administrative
o administratif FSE
o administratif organisme de formation

QUALIFICATION ET EXPERIENCE

Niveau d'étude requis : BAC + 2 (gestion, secrétariat, etc.)
Expérience requise : minimum 3 ans sur poste équivalent

CONDITIONS

- CDI : à partir du 10 juin 2024, période essai de 2 mois
- Salaire brut mensuel : entre 1869€ et 1933€ selon expérience
- Titres restaurants
- Mutuelle et abonnement mensuel de transports en commun pris en charge à 100%
- Poste basé à Marseille (Friche Belle de mai).
- Télétravail possible 2 jours / semaine maximum (en accord avec la DAF)

MODALITES DE RECRUTEMENT

Avant le 26 mai 2024 : Envoyez votre CV et partagez votre motivation (support libre : lettre, audio, vidéo) à Julia LEGRAND, jlegrand[at]inter-made.org – Merci d’indiquer dans l’objet du mail votre nom

28 mai 2024: Invitation aux entretiens par téléphone et mail
30 mai 2024 (9h30-18h) à Marseille: Entretien n°1
4 juin 2024 (14h-18h) à Marseille: Entretien n°2
10 juin 2024: Prise de poste